Nesta funcionalidade, os servidores do setor de protocolo irão cadastrar todos os processos solicitados ao setor, obedecendo a toda a configuração efetuada nas ações anteriores, a fim de encaminhar esses processos eletronicamente ao solicitante ou ao setor de competência.
Ao selecionar esta ação, o Urbem irá solicitar qual o tipo de vínculo para inclusão de um processo, que poderá ser: Cadastro Imobiliário, Cadastro Econômico, Cadastro de RH, CGM e Cadastro da Licitação.
CGM é o vínculo mais utilizado, pois trata-se do próprio Cadastro Geral de Contribuintes do Município.
Cadastro Imobiliário: é o vínculo com algum imóvel cadastrado no Município.
Cadastro Econômico: é o vínculo com o ISSQN, alvarás etc.
Cadastro de RH: é o vínculo com os funcionários do Município.
Cadastro da Licitação: é o vínculo com as Licitações realizadas pelo Município.
Após a seleção do vínculo, o Urbem irá solicitar os dados do interessado, conforme imagem abaixo:
O campo "Interessado" deverá ser preenchido com o número CGM do interessado do processo.
O campo "Classificação/Assunto" deverá ser selecionado de acordo com o propósito do processo. Essa "Classificação/Assunto" já foi cadastrada anteriormente nas ações "Classificação de Assunto" e "Assunto de Processo".
Após essas informações, o Urbem mostrará a tela de inclusão de processo:
Observações: este campo deverá conter os dados do processo, ou seja, todas as informações relevantes aos fatos das solicitações.
Campo Assunto Reduzido: este campo não tem caráter obrigatório; porém, poderá ser utilizado para informações adicionais (ex.: o número do ofício relacionado ao processo) ou um breve resumo do processo, que poderá ser usado como filtro durante a consulta de processo para efetuar pesquisa diretamente por esse campo e/ou por qualquer parte do seu conteúdo.
Campo Confidencial: selecionar esse campo como "SIM", caso os documentos anexos a esse processo devam ser tratados como confidenciais, ou seja, somente os usuários do setor de tramitação poderão visualizá-los.
No subtítulo "Atributos de Processo", deverão ser preenchidos os campos disponíveis ao processo que tenham sido cadastrados na ação "Atributo de Processo".
No subtítulo "Documentos de Processo", deverão ser selecionados todos os documentos que foram apresentados pelo interessado durante o cadastramento do processo. Esses documentos poderão ser anexados em cópia digital.
Assim como todos os demais campos referentes ao processo, esses documentos são cadastrados na ação "Documento de Processo".
A imagem a seguir mostra a tela de upload para anexar documentos digitais:
Após a seleção dos documentos, o Urbem apresenta o campo Setor, com o trâmite padrão que foi selecionado para essa classificação de processo, na ação "Trâmite de Processo". Se essa classificação não possuir um trâmite padrão, as opções virão em branco, mas em ambos os casos podem ser alterados.
Após a confirmação dos dados, o Urbem apresenta um pequeno resumo do processo. Neste momento, o recibo desse processo poderá ser impresso na tela ou diretamente na impressora, selecionado os ícones representados pela figura de um 
ou por uma 
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O Urbem grava os relatórios em formato pdf, os quais poderão ser visualizados utilizando o programa Adobe Acrobat, que é distribuído gratuitamente na internet.