Somente após a inclusão desse cadastro, será possível determinar o tipo de interação que a pessoa ou a empresa terá em cadastros específicos, podendo ser fornecedor, contribuinte, funcionário etc. ou ainda constar em vários outros cadastros. Porém, todos eles serão vinculados a um único CGM. Não poderá existir duplicidade de CGM de uma mesma pessoa ou empresa, e, em caso de ocorrência dessa situação, deverá o registro ser unificado.
Como dica, sugerimos que o usuário efetue o cadastramento de todas as pessoas necessárias de uma vez só, para evitar o constante retorno ao menu de inclusão do CGM, incluindo todos os dependentes, cônjuges dos servidores, fornecedores etc., a fim de não interromper a sua rotina de trabalho.
Selecione o tipo de cadastro: pessoa física ou jurídica. Depois preencha os campos de Dados para CGM do formulário. Note que existem campos obrigatórios, que são indicados com * (asterisco). O ideal é que todos os campos sejam preenchidos.
No segmento Dados do CGM, no campo do CPF ou do CNPJ, o sistema não aceita números inválidos, tampouco em duplicidade.
Ao ser digitado o número do CPF ou do CNPJ, o sistema realizará uma consistência do que foi digitado, validando a veracidade de sua combinação. Essa consistência tem como função fundamental impedir a inclusão de números inválidos para esse documento, além de impossibilitar a inclusão de um CPF ou CNPJ já existente no cadastro.
Ao digitar a numeração no campo CPF ou CNPJ, insira sem hífens e ou pontos, pois estes serão preenchidos automaticamente.
Havendo preenchimento do campo CPF ou CNPJ, por exemplo, com um número já existente ou inválido, será emitida mensagem na barra de mensagens localizada abaixo da tela, com a seguinte informação: “O CPF ou CNPJ 111.111.111-11 já existe” ou "CPF inválido".
Na sequência, deverá ser preenchido o segmento Dados de endereço e Dados de endereço para correspondência, que deve ser preenchido se houver endereços distintos. Para visualizar o segmento Dado de endereço para correspondência, selecione o ícone 
, localizado à direita da linha. O Urbem expandirá a tela, apresentado os campos a serem preenchidos. Lembrando que, enquanto preenchidos, as correspondências serão emitidas com o endereçamento ali cadastrado. Então, fique atento quando houver mudança de endereço para alterar nos dois segmentos, caso haja necessidade.
Nos dados para contato, são inseridos os telefones de contato e os endereços de e-mail da pessoa que está sendo cadastrada.
Ao final do preenchimento, selecionar o ícone 
para efetivar o processamento do cadastro.
Caso algum campo obrigatório fique em branco ou o CPF ou CNPJ esteja errado, será emitida mensagem na barra de mensagens localizada abaixo da tela, interrompendo finalização do processo de inclusão do CGM.
Quanto mais dados informados, maior a garantia de um bom trabalho. É comum ocorrerem problemas por falta de algum desses dados ou por alguma inconsistência destes, que, à primeira vista, parecem desnecessárias, mas que acabam se tornando cruciais para emissão de relatórios e utilização em outros módulos.